 |
Kundvagnen är tom |
Personalplanering för ambitiösa
Om du hittar och rekryterar rätt medarbetare innebär det att ditt företag utvecklas och förbättrar sin prestationsförmåga. Men om du slarvar kan du få motsatt effekt med dålig prestation, konflikter, utbildningskostnader och negativa följdeffekter för hela din personalstyrka. Nöj dig därför inte med att anställa någon medarbetares kompis eller din grannes släktingar om du inte är 100 % säker att de är rätt personer för ditt företag.
Större rekryteringsföretag kan hjälpa dig att rekrytera, men då kostar det också därefter. Du bör ha en rejäl budget för att den rekryteringen ska visa sig mer lönsamt än ditt eget alternativ. Risken finns också att de inte förstår just dina behov. Det är en sak att rekrytera åt stora företag som Ericsson och SAAB, en annan att rekrytera åt företag som inte har råd att misslyckas. Väljer du istället ett mindre rekryteringsföretag har de förmodligen sämre möjligheter att lyckas än du.
Du kan klara din rekrytering själv. Bäst tillförlitlighet får du genom strukturerade anställningsintervjuer med dig och dina medarbetare. Det är du som bäst vet vem du behöver och är också mest angelägen om att resultatet blir bra. Allt du behöver göra är att undvika de stora misstagen och att rekrytera med en genomtänkt strategi.
Gör en enkel personalplan
1. Börja med att skriva ner alla befattningar och/eller roller du har på företaget.
2. Skapa en förteckning med alla dina medarbetare och deras kunskaper och kompetenser.
3. Analysera skillnaden mellan medarbetare och befattningar.
4. Lista de åtgärder som krävs för att få balans mellan antal befattningar och antal anställda med rätt kompetens och kunskap.
5. Sätt upp en åtgärdsplan för rekrytering, avveckling och kompetensutveckling.
Så här gör du - steg för steg:
1. Är du verkligen säker på att du behöver nyanställa? Vart kom tanken ifrån? Hur uppstod behovet? Du kanske kan klara dig genom omorganisering eller en billigare outsourcing. Att ta in nya medarbetare är alltid en kostnad. Om du nyanställer för att någon har slutat på ditt företag kan du börja med att undersöka om han gjorde så mycket nytta att det behövs någon som tar över uppgifterna. Motivera för dig själv i detalj varför du behöver nyanställa.
2. Inventera din arbetsplats i syfte att kartlägga vad det är för tomrum du behöver fylla. Gör detta noggrant. Du kan inte anställa rätt person om du inte vet vad han ska göra. När du gjort din inventering skriver du ner den medarbetarprofil som du ser att företaget behöver. Ge dina medarbetare möjlighet att få ett ord med i laget. Framför allt de som ska arbeta med den du anställer. Om dina medarbetare är med och tar ansvar för anställningen är de med och tar ansvar för att den ska bli lyckad, plus att du får hjälp att hitta den kandidat som har bäst förutsättningar för jobbet.
Det finns alternativa sätt att lösa behovet av fler medarbetare
• Ta hjälp av den tekniska utvecklingen.
• Förbättra rutiner eller vidareutbilda befintlig personal.
• Förändra organisationen och ta bort befattningar eller lägg arbetsuppgifter där det finns utrymme.
• Använd outsourcing eller samarbetspartners för att sänka kostnader och/eller höja kompetensen.
• Ändra företagets mål och inriktning.
3. Formulera en arbetsbeskrivning som förklarar vad det är för arbete som ska utföras. Arbetsbeskrivningen ska också innehålla krav på kompetens, erfarenhet och en beskrivning av de önskvärda personliga attityder och förmågor du anser vara nödvändiga.
4. Gör i ordning en kortfattad presentation av ditt företag. Beskriv allt från affärsidé, visioner och mål, till vad det innebär att arbeta där ur ett medarbetarperspektiv. Med det senare förklarar du vilka attityder, beteenden och värderingar som styr samarbetsklimatet och verksamheten. Sammanställ ett urval av företagets riktlinjer eller använd företagets personalhandbok om du har en.
5. Författa en platsannons genom att använda informationen från punkt 3-4 som bas för innehållet. Var noggrann med hur du uttrycker dig i annonsen så att du inte sänder fel signaler om vad det är för typ av kandidat du söker. Om du söker en medarbetare med en viss erfarenhet, en viss kompetens och en viss personlighet låt det framstå som ett krav.
6. Utforma en platsannons genom att utgå från ditt företags profil, titta på platsannonserna i någon dagstidning och välja ut en annons som du tycker utseendemässigt speglar ditt företag. Efterlikna annonsen och infoga texten du författat, tillsammans med företagsuppgifter, kontaktpersoner och senaste datum för ansökan. Be om att få ansökan skriftligt med CV och personligt brev. Formulera några väl avvägda löften så att du är säker på att det attraherar sökande. Ta inte i för mycket bara.
7. Sprid din annons. Räkna på hur mycket pengar du vill lägga ut för att publicera en annons. Sätt summan i förhållande till investeringen i övrigt. Men du behöver inte nödvändigtvis köpa dyra annonsplatser, utan kan hålla kostnaderna nere genom att använda alternativa metoder.
Sprid en platsannons billigt
• Använd dig av Arbetsförmedlingens jobbsökarbank. Den är Sveriges största plats för arbetssökande och billigast av alla.
• Använd ditt företags hemsida på internet. Skapa en rubrik som heter ”lediga jobb” och sätt in annonsen där.
• Öppna upp en helt ny hemsida på internet som du döper till något som är lätt att komma ihåg för dem som söker jobb. Exempel: www.jobbahososs.nu, www.jobbameddator.se, www.jagvillhajobb.se, www.kreativtarbete.nu eller www.framtidsjobb.biz. Det finns många bra alternativ, men tänk på att adressen ska tala om vad det handlar om och vara lätt att komma ihåg. Sprid adressen genom att dela ut visitkort med adressen på till alla du känner och be dem sprida dem vidare. Du kan också ställa dig någonstans och dela ut där du vet att det passerar rätt människor.
• En del tidningar har mindre gratisannonser eller billiga alternativ till de dyra platsannonserna. Där kan du alltid sprida webbadressen, även om du inte får in hela annonsen.
• Ta diskussion med olika jobbsökarsiter på internet. Dessa är oftast dyra, men bör kunna anpassa sig om du föreslår ett annat upplägg. Föreslå att du t.ex. betalar en vis summa när du väl anställer någon. Om du är i tillväxt kan du be att få prova hur bra det fungerar innan du börjar använda dem regelbundet. Använd din fantasi och ditt affärsmannaskap. De vill lika gärna ha en order som alla andra företag.
• Sprid annonsen via leverantörer, kunder och bekanta men akta dig för att trampa någon på tårna. Dina kunder blir inte glada om du stjäl deras personal.
• Ta kontakt med annonsmedium du använt eller normalt använder för annonsering av ditt företags produkter och tjänster. Du kanske kan få dem att ta in din platsannons mot ett löfte om framtida annonsering. Eller så kanske du kan köpa en annan annons du behöver och få platsannonsen på köpet.
• Använd mail för att sprida annonsen till vänner och bekanta. Be dem skicka vidare till möjliga kandidater.
8. När du får svar från intresserade kandidater håller du en artig och professionell ton. Bekräfta via post att du mottagit ansökan som kommit in och att du återkommer med närmare besked inom 6-8 veckor. Det räcker med ett tvåradigt brev med din underskrift. Den goda tonen har du av tre skäl: För det första underlättar dina kandidaters positiva inställning till dig och företaget när ni senare ska komma överens om anställningsvillkor, för det andra är det inte omöjligt att de som söker arbete hos dig idag är dina kunder imorgon och för det tredje är alla som söker arbete i en utsatt position och förtjänar att bli bemötta med respekt då de trots allt ställer upp för dig när de ger dig ett urval. Hantera processen med positiva attityder och alla blir nöjda.
Tänk på det här när du värderar en rekrytering:
• Behöver du verkligen nyanställa? Gör det inte med automatik, utan tänk till om det verkligen behövs. Du kanske klarar dig med befintliga medarbetare.
• Hur ska du rekrytera? För vissa tjänster kan det räcka med att gå billigare vägar. Andra tjänster kräver mer omfattande rekryteringsinsatser. Vad lönar sig? Ställ investeringskostnaden mot värdet av tjänsten. Men glöm inte de osynliga kostnaderna som kan komma av undermålig rekrytering.
• Samma värdering gäller för prestationsförmågan hos den du söker. Är det värt de ökade kostnader det innebär att hitta en medarbetare som presterar 130 %, jämfört med en normalbra (100 %)?
• Du bör också fråga vad det kan vara värt för dig att undvika att anställa en mindre duglig medarbetare jämfört mot den normalbra?
• Vad är det värt att hitta någon som stannar länge?
9. När ansökningstiden har gått ut gallrar du ut de sex som bäst stämmer överens med vad du söker och kallar dem till intervju. Bristfälliga brev och CV är i regel inget att lägga ned tid på, men det beror förstås på vilken typ av arbete det är frågan om. En lastbilschaufför ska inte behöva ha ett lika genomarbetat CV som en marknadschef. Du kan också göra avsteg om du ser en ansökan som inte stämmer perfekt, men ändå lockar med något annat. Du kanske får en ny idé om anställningens innehåll. Var i så fall mycket självkritisk. Du kan lätt att falla för den som är sympatiskt, men din uppgift är att anställa den som är bäst lämpad.
10. Förbered dig för intervjun genom att läsa kandidatens CV och samtidigt skriva ner saker som du reagerar på när du läser. Det kan röra tidsangivelser, kronologi eller andra detaljer i angivna uppgifter. Frågorna ska inte dominera intervjun, men de ger dig ett underlag för frågor som du kan använda när du lyssnar på kandidatens egen berättelse. När du sitter i intervjun ska du först och främst koncentrera dig på att lyssna och reagera.
Så här genomför du första intervjun:
a) Börja med att hälsa kandidaten välkommen och tacka för att han tar sig tid att komma. Berätta att du först tänkt berätta kort om dig och företaget och att det sedan är hans tur att berätta om sig själv. Tala om att det hela kommer att ta ca 45 minuter. Presentera sedan dig och ditt företag (max 5 minuter).
b) Be kandidaten att berätta om sig själv med fokus på dennes yrkeserfarenheter. Ställ hela tiden frågor om sådant som du undrar över när du hör kandidaten berätta. Låt inte kandidaten dominera samtalet helt, då får du inte fram reaktioner och intressanta detaljer. Gå inte heller för djupt så att du inte kommer vidare. Fokusera sedan på det som du inte får att stämma i berättelsen. Var lite provokativ utan att vara oartig. Kom också med personliga frågor lite här och där under intervjun. Det gör att du får mer spontana svar.
c) När samtalet är över tackar du för mötet och talar om att du kommer att ha en ytterligare gallring och att du meddelar kandidaten inom två veckor. Om du har något att ge kandidaten kan du förstärka det positiva intrycket av ditt företag och ta bort lite av känslan att det bara är han som ska ge. Det kan räcka med en penna med firmatryck.
11. Direkt efter varje intervju sätter du dig och skriver ner dina spontana reaktioner. Skriv ned dina tankar om kandidatens personlighet, attityder, kompetens, erfarenhet, utbildningar, förhållanden till tidigare arbetsgivare och hur han skulle passa in på ditt företag. Sortera genast bort de kandidater du inte tror på. Bläddra fram och tillbaka bland kvarvarande, analysera deras berättelser och personliga sidor och föreställ dig dem som medarbetare. Undersök deras tidigare arbetsgivare, sök på internet, både på personnamn och på arbetsgivares namn. Bestäm dig sedan för de tre kandidater som du känner att du skulle kunna tänka dig att ha som medarbetare.
12. Kalla de tre utvalda kandidaterna till en ytterligare intervju. Meddela att den kommer att ta cirka två timmar. Du skickar samtidigt det material du förberedde tidigare (punkt 3-4). Be kandidaterna att förbereda sig genom att läsa igenom dokumenten. Genom dokumenten har de fått möjlighet att ta ställning till vad ditt företag står för och vad du förväntar dig av dem. I gengäld får de i sin tur veta vad de kan förvänta sig av dig och företaget. Be dem samtidigt att skicka namn på referenspersoner som du kan kontakta vid behov.
13. Meddela alla som inte gått vidare, även de som först blev utgallrade, att du har bestämt dig för en av tre återstående kandidater. Tacka för visat intresse och be att få behålla ansökningarna i ditt arkiv över framtida kandidater. Till dem som varit hos dig på intervju kan du gärna ringa när du meddelar beslutet att gå vidare utan dem.
14. Andra intervjun består av en formell och en informell del. Den här gången har du med dig en av dina medarbetare, den du tror bäst kan hjälpa dig att bedöma kandidatens lämplighet.
a) Börja med att hälsa välkommen och tacka för att kandidaten kommit ännu en gång. Du presenterar din medarbetare. Tala om att intervjun kommer att vara i cirka 60 minuter och att ni därefter går på gemensam lunch. Använd mer informellt tonläge än vid föregående intervju.
b) Inled med att ta upp det som du fortfarande inte känner dig på det klara med i kandidatens CV, brev och berättelse under förra intervjun. Den här gången måste du få fram ett slutgiltig svar som du känner dig nöjd med. Inga lösa trådar får finnas kvar när du ska fatta beslut om anställning.
c) Fråga kandidaten om hans spontana reflexioner angående dokumenten du skickat inför intervjun. Fråga hur han tycker att det verkar vara att arbeta hos dig, hur han tror att han skulle passa in, om det var något som fick honom att reagera positivt och om det var något som verkade mindre bra. Fråga vad kandidaten tror att han kan tillföra företaget och vad han vill ha i gengäld. Det är bra om kandidatens förväntningar på lön och förmåner är realistiska. För dig bör det stå klart vad han förväntar sig innan detta möte är över.
d) När ni närmar er lunch tar ni först en rundvandring på företaget. Visa runt och berätta lite om företaget och småprata om vad som händer där. Berätta om visioner, mål och strategier. Försök hela tiden att få kandidaten att delta i småpratet. Fråga vad han tycker och tror om vad du säger. Därefter går ni på lunch. Om du bedömer det som möjligt och meningsfullt, tillsammans med ytterligare några medarbetare.
e) Avrunda och tacka för mötet och tala om att du återkommer inom två veckor.
Sammanställ och utvärdera enligt samma mönster som vid tidigare intervjutillfälle. Ta nu också hjälp av den medarbetare som deltagit i samtalet. Dra nytta av den nya information ni fick genom diskussionen om företagets affärsidé, riktlinjer och kandidatens eventuella bidrag. Gå igenom personlighet, yrkesbakgrund, attityder, framtoning och allt som kan vara av betydelse för ditt beslut. När du är klar bestämmer du dig för en huvudkandidat.
15. Kontakta huvudkandidatens referenspersoner. Var kritiskt inställd till deras utsagor och till deras kopplingar till kandidaten. Fråga rakt ut om de är goda vänner med kandidaten och om vilken roll de hade när de arbetade tillsammans. Fråga om sådant som inte syns i ett CV, t.ex. frånvaro och samarbetsförmåga. Om de styrker din bild av kandidaten har du hittat din nya medarbetare.
16. Ge besked till de två andra kandidaterna via telefon. Var rak och tala utan omsvep. Tacka för nedlagd tid och be att få återkomma i framtiden om det blir aktuellt med en ny ledig tjänst. Du kan även be att få återkomma i en nära framtid om det skulle visa sig att du valt fel person.
17. Löneförhandla med, anställ och introducera din nya medarbetare. En provanställning på minst 6 månader är att rekommendera. Det är bättre att korta av en för lång provanställning än att förlänga en kort.
Operakällaren eller pizzerian
När du passerar utanför Operakällarens entré i Kungsträdgården i Stockholm kan du se att människorna som passerar in och ut ur restaurangen har en viss nivå på både kläder och uppförande. Du kan känna att restaurangen ställer krav på dem som går in där. Redan i entrén blir du professionellt bemött av en serviceinriktad garderobiär, längre in av erfarna och duktiga hovmästare och servitörer. Kristallkronorna och målningarna i taket skänker en luxuös känsla och du vet att maten också blir en upplevelse. Om du själv funderar på att äta tänker du nog igenom om du faktiskt håller måttet för att gå in och äta där. Du vet att du får vad du förväntar dig och att du blir behandlad på bästa sätt.
När du går till din lokala pizzeria vet du också vad du får. Billigt, trevligt och snabbt, men med liten förmåga till improvisation eller service. Alla kan gå dit som de är, utan att behöva fundera på uppträdande eller klädsel. På pizzerian kommer alla in och pizzan är lika för alla. När du går dit är det för att bli mätt.
När du rekryterar talar du om för dina kandidater vad det innebär att arbeta på ditt företag. Vilken nivå du håller och vilka krav du ställer. Du talar om det genom ditt sätt att sköta rekryteringen, men också genom hur ditt företag framstår i övrigt. Nivån sätts av hur du väljer kandidater, hur du behandlar dem, hur du klär dig, hur du granskar deras berättelser o.s.v. Du kan inte förvänta dig att ett slarvigt sätt att rekrytera ska ge dig professionella medarbetare med en seriös inställning till arbete hos dig. Vill du ha medarbetare som bara vill bli mätta eller vill du ha medarbetare som vill ge och ta något utöver det vanliga?
Tips
Om du gillade den här artikeln kommer du verkligen att tycka om den här konkreta guiden
Rekommendera Personalplanering.com till upp till 5 vänner!
Oroa dig inte - vi kommer inte att sälja dina vänners adresser eller använda dem till att skicka ut
något åt dem. 
Fyll i dina vänners e-postadresser nedan och klicka sedan på "Skicka" för att tipsa dem om sajten Personalplanering.com!